Digitale Bauakte für Ihre Bauprojekte – Pro-Bau/S® AddOne
Elektronisches Dokumentenarchiv - Optimale Verwaltung Ihrer Bauprojekte
Mit der digitalen Bauakte von Pro-Bau/S® AddOne können Sie Ihre Dokumentenablage effizient und elektronisch gestalten. Verwalten Sie alle Unternehmensdokumente digital und erstellen Sie Ihre Korrespondenz direkt aus dem Programm. Mit unserer digitalen Bauakte Software können Sie eingescannte Dokumente ganz einfach per Drag & Drop nach Ihren individuellen Kategorien ordnen und mithilfe intelligenter Suchfunktionen schnell wiederfinden.
Egal wer, wann und was – mit unserem digitalen Dokumentenarchiv für Bauprojekte behalten Sie stets den Überblick über Projekte und Adressen. Optimieren Sie durch effektive Zeiteinsparung Ihre Arbeitsabläufe, wodurch aufwendige Suchen und Rückfragen im Team der Vergangenheit angehören.
Die Pro-Bau/S® AddOne Software bietet Ihnen die optimale Digitalisierung Ihrer Bauakten.
Digitale Bauakte Software Pro-Bau/S® AddOne
- Zeitersparnis | Einfache Suche – schnelles Finden
- Hohe Informationsqualität durch sofort verfügbare, transparente Information
- Corporate Design | Einheitliche Außendarstellung durch zentrale Unternehmensvorlagen
- Vollständige „elektronische Bauakte“
Digitale Bauakte: Software-Lösung für mehr Effizienz im Bauwesen
Die Kopplung aus höchster Sicherheit, maximaler Flexibilität und Funktionalität in unserer elektronischen Bauakte ermöglicht Ihnen, Ihre Dokumente effizient zu organisieren und schnell wiederzufinden. Die benutzerfreundliche Oberfläche und die gut strukturierten sowie einfach zu erlernenden Bedienungselemente gewährleisten eine schnelle Verwaltung und einen sicheren Umgang mit Ihren digitalen Dokumenten. Mit der digitalen Bauakte verbessern Sie nicht nur die Produktivität Ihrer Bauprojekte, sondern stellen Ihrem Team auch transparent abrufbare Informationen zur Verfügung.
Digitales Dokumentenarchiv | Bauakte
Funktionen im Überblick
Das Pro-Bau/S® AddOne Dokumentenarchiv für Bauprojekte sorgt für eine effiziente Verwaltung Ihrer Dokumente. Es bietet zahlreiche Funktionen, die Ihnen helfen, Ihre Arbeitsabläufe im Bauwesen zu optimieren und stets den Überblick über die wichtigsten Informationen zu behalten.
Dokumente, die Sie per Post erhalten, scannen Sie einfach ein und speichern diese im Windows-Explorer. Auch mehrseitige Dokumente sind kein Problem.
Ihre Dokumente werden im Dokumentenarchiv übersichtlich in verschiedenen Elementen und Kategorien geordnet. Sie können einfach per Mausklick das Element oder die Kategorie für das Dokument auswählen. Ihren Vorlagen können Sie bereits feste Kategorien zuordnen.
Hier bietet das Dokumentenarchiv eine besonders einfache Handhabung. Vorhandene elektronische Dokumente lassen sich einfach aus dem Windows-Explorer per Drag & Drop in das Archiv einfügen. Sie können auch gleich mehrere Dokumente archivieren indem Sie mehrere Dokumente oder ganze Ordner markieren. Mit Pro-Bau/S® erstellte Dokumente (wie etwa Rechnungen) werden automatisch archiviert.
Dokumente können ebenfalls aus anderen Modulen via Drag & Drop ins "Floating-Archiv" verschoben werden. Diese Funktion finden Sie überall, wo Ihnen das Ikon "Dokumente" in der "Ribbon-Leiste" angezeigt wird. Über das Dropdown können Sie Dateien oder Ordner aus dem Explorer auswählen. Die Metainformationen werden je nach ausgewähltem Angebot, - AVA-Projekt, - Auftrag oder fokussiertem Datensatz vorbelegt.
Über das installierte Outlook PlugIn können Sie im Pro-Bau/S® AddOne - Dokumentenarchiv empfangene und gesendete E-Mails archivieren. Verwalten Sie wichtige E-Mail-Informationen durch eine einfache Zuordnung der Metainformationen.
Metainformationen wie Kostenstelle, Adressen und Ansprechpartner können vorbelegt werden. Zudem können Sie verknüpfte Metadaten (Adresse, Angebot, Ansprechpartner, Fakturaprojekt, Gewerk, Kategorie, Kostenstelle, Personal, Projektklammer, Datum, Notizen) der selektierten Metainformation hinzufügen, z.B. Angebot und Adresse bei einem Fakturaprojekt. Je Metainformation kann nur eine Auswahl genutzt werden (z.B. nur eine Kostenstelle). Die Aufteilung der sichtbaren Metainformationen kann via Drag & Drop individuell angepasst werden.
Auf Ihre Dokumente können Sie jederzeit schnell zugreifen. Sie können das Dokument ansehen, drucken oder auch kopieren und als „neues“ Dokument bearbeiten und archivieren.
Das Dokumentenarchiv ist multi-userfähig. Sie können von mehreren Arbeitsplätzen gleichzeitig auf Ihre Dokumente zugreifen: archivieren, ordnen, bearbeiten, suchen. Und das natürlich über Benutzerberechtigungen gesteuert.
Damit Sie auch bei umfangreichen Dokumentensammlungen nicht den Überblick verlieren, können Sie mit den integrierten Suchfunktionen gezielt nach Dokumenten suchen lassen. Dynamische Filter, Gruppier- und Sortierfunktionen sorgen für eine stets übersichtliche elektronische Bauakte.
Ihre Dokumente werden im Dokumentenarchiv in einer separaten Microsoft SQL-Datenbank gespeichert und können direkt über die integrierte Datensicherungsfunktion separat gesichert werden.
- Zentrale Dokumentenverwaltung als „elektronische Bauakte“
- Archivierungsmöglichkeit für alle elektronischen Daten, wie z. B.:
- Office-Dokumente (doc; docx, xls, xlsx; ppt; pptx)
- PDF und Grafiken (z. B.: JPEG; GIF; TIF, BMP)
- Outlook-E-Mails (msg)
- Automatische Archivierung von Pro-Bau/S®-Daten (wie z. B.: Rechnungen; Angebote)
- Ablage und Verwaltung aller elektronischen Daten nach folgenden Elementen:
- Adresse; Angebot; Kostenstelle; Auftrag
- Übernahme von Dateien oder Ordnern aus dem Windows-Explorer zum Dokumentenarchiv
- Drag & Drop – Funktionalität (z. B.: bei der Übernahme von Dateien oder Ordnern)
- Lokales „auslagern“ einer Bauakte für die mobile Nutzung
- z. B.: für Auftraggebergespräch vor Ort
- Kategorisierung nach frei definierbaren Kategoriegruppen und Kategorien
- Zeitersparnis | Einfache Suche – schnelles Finden
- Hohe Informationsqualität durch sofort verfügbare, transparente Information
- Corporate Design | Einheitliche Außendarstellung durch zentrale Unternehmensvorlagen
- Vollständige „elektronische Bauakte“
Starten Sie jetzt mit der Digitalisierung Ihrer Bauakten und profitieren Sie von flexiblen, zukunftssicheren Lösungen. Ob mit der mobilen Bau AppOne oder der Desktop Software AddOne – mit der digitalen Bauakte von Pro-Bau/S®
AddOne behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Projekte.
Elektronische Bauakte für die digitale Dokumentenarchivierung
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