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Ab 2025: E-Rechnung wird Pflicht

Was Sie zur Umstellung auf die E-Rechnung wissen müssen

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen zu können. Diese Umstellung wird Teil des Wachstumschancengesetzes und ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung der Geschäftskommunikation in Deutschland.

E-Rechnungen müssen den Standard der europäischen Norm EN 16931 erfüllen. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.x sind dafür bereits zugelassen. Eine einfache PDF-Datei gilt ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung. Dies betrifft inländische Umsätze, wobei Papierrechnungen & PDFs bis Ende 2026 nur noch mit Zustimmung des Empfängers erlaubt sind.

Für Unternehmen bringt die Umstellung zahlreiche Vorteile. Prozesse werden automatisiert, die Fehlerquote sinkt und man spart langfristig Zeit und Kosten. Allerdings ist es wichtig, rechtzeitig die nötigen technischen Voraussetzungen zu schaffen, um die neuen Anforderungen erfüllen zu können. Dies beinhaltet die Anschaffung geeigneter Software und eventuell auch Mitarbeiterschulungen​. Unternehmen sollten sich jetzt vorbereiten, um pünktlich zur Einführung der neuen Regelungen gerüstet zu sein​.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt und elektronisch übermittelt wird. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen oder PDFs ermöglicht das strukturierte Format eine automatische Verarbeitung durch Software. Zu den gängigen Formaten gehören beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD, die den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Wann kommt die E-Rechnungspflicht und für wen gilt sie?

Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen in Deutschland, die im B2B-Bereich tätig sind, unabhängig von ihrer Größe oder Anzahl der Mitarbeiter. Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Dafür sind digitale Lösungen zur Rechnungserstellung und -verarbeitung erforderlich.

Die Einführung erfolgt schrittweise: Bis Ende 2026 sind noch Übergangsfristen vorgesehen, in denen Papierrechnungen und andere Formate (wie PDFs) unter bestimmten Bedingungen zulässig bleiben. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes vollständig erfüllen.

Was bedeutet das für Ihre Lösung Pro-Bau/S® AddOne im Bereich Finanzbuchhaltung und Rechnungseingangsbuch?

Sie buchen Eingangsrechnungen ausschließlich in der Finanzbuchhaltung?

  • Das bedeutet: Ab Januar 2025 erhalten Sie die Zusatzfunktion für E-Rechnungen per Update.

(Voraussetzung: Sie haben einen gültigen Software-Service- und Betreuungsvertrag für die Finanzbuchhaltung.)

Sie buchen Eingangsrechnungen im AddOne Rechnungseingangsbuch?

  • Das bedeutet: Ab Januar 2025 steht Ihnen die Zusatzfunktion für E-Rechnungen als Modul zur Verfügung. Dieses Modul können Sie als Nutzungslizenz zu Ihrer Lösung hinzubuchen.

(Voraussetzung: Sie haben einen gültigen Software-Service- und Betreuungsvertrag für das AddOne Rechnungseingangsbuch.)
 

Sie wollen alle Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen?

Zusätzlich steht ab Januar 2025 das Zusatzmodul „E-Rechnung“ für das AddOne-Rechnungseingangsbuch mit folgenden Funktionen zur Verfügung:

  • XRechnung-Format: Strukturierte Daten als XML-Datei
  • ZUGFeRD-Format: Strukturierte Daten als XML-Datei + PDF
  • Belegerkennung mit OCR: Automatisches Auslesen aller relevanten Rechnungsdaten (einschließlich PDF- und Papierrechnungen, bis auf Positionsebene)

Damit sind Sie bestens für sämtliche Arten von Rechnungseingängen vorbereitet. Egal, ob strukturierte Datei, Papier oder PDF – die Rechnungen werden elektronisch in unserer Lösung verarbeitet.

Was bedeutet die E-Rechnung für Ihre Probau/S® AddOne-Lösung im Bereich Rechnungsausgang?

Auftragsbearbeitung / Faktura

  • XRechnung: Heute schon möglich
  • ZUGFeRD: Heute schon möglich

Klein-/Lieferscheinfaktura

  • XRechnung: Heute schon möglich
  • ZUGFeRD: Heute schon möglich

Bei Fragen oder für eine Beratung sprechen Sie uns einfach an oder senden eine Nachricht an infoDYXV@KEJIprobau-sCZYW.LFKJde.